REUNIÓN CANCELADA

El dia de hoy se tenía programada una reunión para las 16:00 hrs. para realizar la revisión de las funciones de la Dirección de Ingeniería Industrial, sin embargo por causas ajenas a nuestra voluntad y por la dinámica de trabajo propia del Director, la reunión fue suspendida sin haberse definido una nueva fecha para consolidar esta actividad.

PERFILES DE LA DIRECCIÓN DE NEGOCIOS

El dia de hoy realizamos los perfiles de la Dirección de Negocios, los cuáles constituyen de manera propositiva la función esencial de esta área. En este sentido quedaron documentadas en el espacio de Microsoft Groove, los perfiles del Director de Negocios, Oficina de Gerenciamiento de Proyectos y Gerencia de Calidad.

MANUAL DE CALIDAD

Iniciamos con la elaboración del Manual de Calidad; el cual es un documento mediante el cual Optimus Sistemas Holísticos presenta de manera general, la estructura de la documentación que será integrada en el Sistema de Gestión de Calidad. Así también en éste documento se puede constatar de que manera se responderá a cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001:2000. Su realización se podrá considerar preliminar, ya que durante la ejecución de éste proyecto iremos dándole forma definitiva.

DESARROLLO DE LOS PERFILES DE LA DIRECCIÓN GENERAL

El dia de hoy se realizaron los perfiles correspondientes a la Dirección General tal y como fue establecido en la nueva estructura organizacional de la empresa. Los perfiles que quedaron listos para su revisión fueron: Dirección General, Auditor/Contralor Interno, Coordinador de Imagen Corporativa y Asistente de Dirección. Los perfiles antes mencionados se enviaron por correo electrónico a la Dirección General para que sean revisados y validados.

ELABORACIÓN DEL MAPA ESTRATÉGICO BAJO EL PROCESO DE NEGOCIO

Se elaboró el organigrama general de la empresa, derivado de la última reunión concertada con la dirección general y en la cual se estableció la propuesta de la nueva estructura bajo la cual operará la empresa a partir de que sean consolidados los cambios que ahí mismo se definen. Así también elaboramos el mapa estratégico del proceso de negocio, mismo que también fué definido formalmente como alcance para el Sistema de Gestión de Calidad Integral.

NOMBRE DEL PROYECTO

A solicitud expresa del Gerente de Innovación y Desarrollo de T.I., en el sentido de dar nombre al proyecto del "Sistema de Gestión de Calidad Integral", para clasificarlo como tal dentro de la estructura organizacional de Optimus Sistemas Holísticos S.A. de C.V., se determinó que se integrará con las siglas "SGCI"; esto, con el fin de identificarlo, difundirlo, practicarlo y promocionarlo como tal dentro de la infraestructura propia de OSH. Hoy mismo, fué transmitida por el correo electrónico de OUTLOOK, la invitación que hace la Alta Dirección a las diferentes Direcciones y Gerencias Operativas, para que este próximo viernes 25 del presente, se conozcan los avances y las nuevas disposiciones consideradas dentro del "Sistema de Gestión de Calidad".

REUNIÓN CON LA DIRECCIÓN GENERAL

El dia de ayer nos reunimos con la Dirección General para obtener de su parte el documento final de la estructura organizacional de la empresa. Así también nos dio a conocer la resolución de la política de calidad y los objetivos que se le habian propuesto con anterioridad. Nos brindó una explicación acerca de su decisión de ubicar Direcciones por zonas regionales y los puestos que finalmente serán integrados. De esta sesión se concluyó que el viernes 25 del presente a las 18:00 hrs. Se llevará a cabo la reunión con los Directores de Area para informarles acerca de esta trascedental decisión al igual que los documentos de calidad.

DEFINICIÓN

Este día en plática sostenida con el Director de Optimus Sistemas Holísticos, comentó los cambios que realizó en la definición de la Política de OSH, y reconociendo que de las propuestas planteadas por el Consultor Senior de BCC Profesionales, quedaban aceptadas algunas en lo que refiere a la estructura organizacional del Area Administrativa; asimismo determinó que se diera difusión con los Directores de las diferentes Areas de esta empresa, para que el próximo día viernes 25 del presente a las 18:00 hrs., se llevará a cabo reunión para hacer la presentación oficial de las nuevas estructuras, así como para informar del desarrollo de los procedimientos que se estructuran por parte de la Consultoría.

PERFILES DE PUESTO

Actualmente se están documentando los perfiles de puesto no obstante que aun no se cuenta con la estructura organizacional aprobada por la Dirección General. En este sentido se considera que estos documentos serán revisados en una reunión general con el personal del área responsable con el propósito de hacer posteriormente entrega al personal responsable. Cabe mencionar que estas responsabilidades se describen en muchas de sus funciones con carácter propositivo ya que en la recopilación de las mismas aun no se tenía con claridad el enfoque de la responsabilidad del puesto dentro del área de trabajo. Para este momento ya contamos con todas los perfiles concluidos de la Dirección de Tecnologías Información.

PROGRAMA CANCELADO

Debido a situaciones ajenas a los Consultores (BCC Profesionales) y al propio representante empresarial de Optimus Sistemas Holisticos S.A. de C.V., serán reprogramadas las visitas a las instalaciones de PEMEX, donde se pretende conocer el procedimiento que utilizan las diferentes disciplinas del área de Levantamientos de la Dirección de Ingeniería. Tan pronto como la empresa Optimus cuente con los materiales necesarios y los medios adecuados, se procederá a ejecutar estas labores de reconocimiento, con el fin de poder discerir de una mejor manera sobre los planteamientos debidamente estructurados, que serán presentados a la Alta Dirección, para su propia validación.

ACTIVIDADES REALIZADAS

Dándole seguimiento al levantamiento de información en cada una de las áreas de la empresa Optimus Sistemas Holísticos, hemos obtenido diversa información , entre las que ya tenemos recaudadas esta el área de recursos materiales el cual este se enfoca únicamente en el proceso de gestión y suministro de recursos lo que significa, esta área interviene al 100% cuando ya se tiene un negocio seguro en la empresa, la cual cotiza con los proveedores, realiza cuadros comparativos para una mejor elección en la compra y suministra de acuerdo a las necesidades que le hacen llegar, así como también maneja un pequeño inventario el cual es en su mayoría artículos de oficina. Las dificultades que se detectaron en esta área fueron principalmente el poco personal a cargo del área, falta de un dirigente que tenga la facultad de tomar decisiones, provocando esto retrasos en algunos pedidos, no hay un orden en cada una de las actividades que realiza, carece de evidencias en la cual se respalde el cumplimiento de los procedimientos en que se deben llevar a cabo al realizar las actividades respectivas del área de compras, y algo importante al cual nos enfocamos es al sistema, en el cual se debería llevar almacenado la información que entra y sale en el área de suministros, ya que no está siendo utilizado al 100% debido a que no se ha podido adaptar a las necesidades específicas y su capacitación como tal en esta área. Por todo esto hemos trabajado en conjunto con el responsable , haciendo un esquema de cómo se debería de realizar el procedimiento de requerimiento, cotización y seguimiento, de las solicitudes hasta la recepción del producto, así como establecer de qué manera se puede llegar a un orden para que antes de ser entregado al usuario quede un registro y evidencia de su entrada y salida del almacén (el cual actualmente no se tiene). Este esquema aún no está al 100% ya que falta enfocarnos a la parte de almacén, pero por motivos de cargas de trabajo del responsable de esta área, tenemos suspendida dicha labor, dejando en stop este procedimiento.
En otro orden de ideas pero igualmente recaudando información en el área operativa y datos técnicos de la detección del negocio hemos trabajado en conjunto con la Dirección de Ingeniería Industrial el cual es responsable de la disciplina de tuberías y coordinador del equipo de trabajo de campo, se tuvo muy buenos resultados de su parte del cómo se trabaja en campo, la dificultades en las que se encuentran al realizar el trabajo haciendo mucho énfasis en lo importante que es el dibujo o diseño en campo de cada una de las instalaciones y el impacto con el cual llega a perjudicar un mal levantamiento de información o bien una mala interpretación de los diseños cuando estos llegan a ser trabajados en oficina; en pláticas sostenidas se menciona que a su parecer sería factible que la misma persona que realiza el diseño en campo, debe elaborarlo en oficina y mencionó, que aún más importante sería que la persona que validara en su proceso final del plano fuera el que realizó el diseño en campo, justificando que esta persona es el único que conoce a ciencia cierta cómo se encuentra la instalación en su estado real. El cual considero que es un punto importante que se tomará en cuenta al documentar estos procedimientos, ya que se tiene que detallar quien revisa, verifica y validad el trabajo final, tomando en consideración que cada una de estas partes son las involucradas en la realización de producto final y bien conocedoras del mismo.
Finalizando con la Dirección de Tecnologías de la Información, , conversando con él sobre los enfoques técnicos y operativos que comprenden esta área, igualmente se carece de la parte de quien revisa, verifica y valida las actividades y/o proyectos que se realizan en esta dirección, siendo los gerentes quienes cubren estas tres funciones, lo cual no se considera adecuado seguir con este funcionamiento, más sin embargo, no ha tenido mayor repercusión ya que en su totalidad los proyectos que se han llevado a cabo en esta área, son internos pero esto no significa en lo absoluto que sean de menor importancia, al contrario se debe llevar el mismo seguimiento y cuidado que los programados con clientes externos. Por lo pronto quedo pendiente una cita más en el transcurso de esta semana para así, detallar algunas cuestiones que serán de gran importancia en el desarrollo de nuestro trabajo.

REUNIÓN CON LA DIRECCIÓN

El día de hoy nos reunimos con la Dirección para revisar la estructura organizacional de la Dirección Administrativa; cabe mencionar que en esta revisión se concluyo que la Dirección de esta área tendrá a su cargo un Asistente Administrativo que apoyará en sus actividades al actual Jefe de Recursos Financieros; así también se definió la estructura de apoyo para el área de recursos materiales, logística y recursos humanos. Por otro lado se le entregó a la Dirección la propuesta de Política de Calidad y Objetivos que son importantes de considerar para la documentación del sistema de calidad. Se hizo hincapié en que tanto la estructura como los ejercicios de planeación estratégica de la calidad son esenciales para poder ir consolidando los entregables de este proyecto.

REUNIÓN CON LA DIRECCIÓN

El día de hoy nos reunimos con la Dirección para revisar la estructura organizacional de la Dirección Administrativa; cabe mencionar que en esta revisión se concluyo que la Dirección de esta área tendrá a su cargo un Asistente Administrativo que apoyará en sus actividades al actual Jefe de Recursos Financieros; así también se definió la estructura de apoyo para el área de recursos materiales, logística y recursos humanos. Por otro lado se le entregó a la Dirección la propuesta de Política de Calidad y Objetivos que son importantes de considerar para la documentación del sistema de calidad. Se hizo hincapié en que tanto la estructura como los ejercicios de planeación estratégica de la calidad son esenciales para poder ir consolidando los entregables de este proyecto.

VISITAS

A partir de la próxima semana que comprende del 07 al 12 de Julio del presente, se tiene contemplado realizar visitas de reconocimiento sobre las labores que realizan en campo las diferentes disciplinas de la Dirección de Ingeniería de Optimus Sistemas Holísticos, esto, con el fín de conocer los procedimientos que se utilizan para ejecutar los propios levantamientos de cada una de las especialidades de esta dirección; cabe destacar, que se ha obtenido una buena respuesta de parte de los gerentes operativos para la realización de estas labores. Tentativamente se iniciará con un recorrido por las instalaciones del Complejo Cactus I, donde el ing de complejo, dará la explicación pertinente a lo relacionado a los trabajos que ejercen dentro de esta área, en lo que refiere a los levantamientos propuestos y exigidos por el propio cliente (PEMEX). En estas labores, participarán directamente los consultores de BCC Profesionales, así como el gestor de calidad representante de OSH, al igual que los actores principales de las especialidades que realizan los levantamientos.

CANCELACIONES

A partir del día de ayer miércoles 02 de Julio del presente, se cancelaron algunas entrevistas y presentaciones programadas para esta semana especialmente con Directores de las diversas áreas de Optimus Sistemas Holísticos S.A. de C.V. Cabe señalar, que debido a la atención inmediata que merece el Proyecto Poza Rica, se ha desviado gran parte de la atención hacia ese punto geográfico, es por eso, que han determinado reorganizar el programa trazado por la Consultoría (BCC), para brindar la dedicación que se solicita y definir de una vez su estructura organizacional.

PROCESO DE IDENTIFICACION DE ACTIVIDADES PARA CADA SUBPROCESO

El día Lunes 30 de junio del presente año se inicio la actividad de levantamientos de información, en la cual de acuerdo a los procesos que fueron propuesto a la Dirección General, iremos identificando cada procedimiento a realizar de manera más detalla y recopilando las evidencias que surjan de cada una, con la finalidad documentar a mayor detalle cada subproceso de la empresa. Todos los levantamientos se irán realizando con el apoyo de cada una de las áreas involucradas dando inicio con la Dirección de Vinculación y la Dirección de Administración de Contratos ya que por ser en ellas donde parte el inicio de las operaciones de la empresa.
Hago mención que hasta el día de hoy tenemos identificadas el primer subproceso que es la "Identificación y detección del negocio" por medio de las dos vías de negocio que existen en la empresa que son: Convenios y Licitaciones.
Así mismo cabe señalar que para el día de hoy teníamos programada el desarrollo del subproceso de "Asignación de proyecto para análisis de factibilidad" en cual no fue posible ya que las áreas involucradas primordialmente, están fuera de la ciudad por cuestiones laborales. Mas sin embargo esto no interrumpe nuestra actividad y pudimos continuar con el siguiente subproceso "Planeación e integración de proyecto" solicitando el apoyo a la Dirección de Administración la cual hasta el momento no se a presentando ningún inconveniente.